Цели* узнать о современных тенденциях в развитии профессии;
* понять свое предназначение и место в "Команде двух";
* открыть новые возможности для своего профессионального развития;
* по-новому взглянуть на привычные ситуации;
* помочь своему руководителю быть успешным.
Описание программыВведение
Современные тенденции в развитии профессии
Направления деятельности ассистента руководителя и возможности для развития
Ролевой портрет управляющего ассистента
Роль 1: "Менеджер телефонной поддержки"
Понятие телефонной поддержки
возможные форматы и объем
полная телефонная поддержка: трудности и преимущества
необходимый уровень компетентности ассистента
Взаимодействие сторон
согласование бизнес-процесса приема звонков для руководителя
Создание телефонной репутации
формулы приветствий и представлений
"сканирование" входящих звонков
выход из затруднительных ситуаций в начале разговора
Равноценная замена как компетенция управляющего ассистента
цели равноценной замены
четыре подхода, возможные сценарии, их реализация и сравнение по эффективности
Управление "трудными" звонками: цели и тактика
Телефонная дипломатия
"Скажи, что меня нет": трудности "перевода"
необходимость дипломатии, форма и содержание
цели и главные принципы
Планирование и проведение исходящих звонков
Роль 2: "Управляющий приемной"
Многогранник качества управления приемной
"До…": подготовка
Взаимодействие сторон
согласование бизнес-процесса приема посетителей
Предварительная информированность
преимущества информации для всех вовлеченных сторон
способы получения информации
Территория профессионального комфорта
рекомендации по оформлению приемной
основы бизнес-поведения ассистента в приемной
"Во время…": гость в вашем офисе
протокол первых секунд (встреча посетителя)
создание оптимальных условий ожидания
возможные ситуации и их решение (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, "ранний гость", визит без предварительной договоренности)
сервисное сопровождение деловой встречи (формальный и компромиссный форматы сервировки, очередность и приоритеты сервиса)
протокол последних секунд (завершение визита)
"После…": оценка и анализ результатов
Роль 3: "Дирижер времени"
Самоорганизация по стратегии семи шагов
Шаг первый: временная инвентаризация рабочего дня.
Шаг второй: определение собственного рабочего стиля, "ловушек" времени и анализ полученных результатов
Шаг третий: постановка целей. Принцип SMART: пять главных критериев цели.
Шаг четвертый: планирование деятельности для достижения целей. Способы, правила и преимущества планирования. Выбор и ведение ежедневника.
Шаг пятый: расстановка приоритетов. Метод АВС (по срочности), принцип Парето (по важности) и метод Эйзенхауера (комбинированный).
Шаг шестой: реализация планов. Способы создания резервов времени. Методы достижения установленных сроков. Закон Паркинсона и закон Мэрфи. Меры по устранению основных "ловушек" времени: "синдром откладывания", отвлекающие факторы, вынужденные перерывы и др. Умение сказать "нет".
Шаг седьмой: контроль результатов. Подведение и анализ итогов дня и недели.
"Общий" ассистент
Особенности работы для нескольких сотрудников и руководителей: фиксирование заданий, принципы расстановки приоритетов, действия в случае конфликта сроков выполнения.
Организация руководителя
Главные принципы планирования рабочего времени руководителя.
Рекомендации по ведению ежедневника руководителя.
Роль 4: "Организатор деловых встреч"
"До…" (подготовка): определение цели, времени и места проведения; разработка плана подготовки; список участников и их оповещение; подготовка помещения и информационных материалов; управление бюджетом мероприятия.
"Во время…" (проведение): встреча и регистрация участников; информационное обеспечение мероприятия; получение обратной связи от участников (анкетирование).
"После…" (анализ): анализ результатов и корректировка плана организации последующих мероприятий.