Программа тренинга:
Часть1. Формирование системы управления временем с помощью Microsoft Outlook
1. Создание схемы структурирования Вашего времени. Формирование понимания - на что уходит время.
2. Создание категорий в Outlook:
- Письма, календарь, задачи;
- Помечаем категориями задачи в календаре, письма для сортировки с помощью правил;
- Категориям можно присваивать горячие клавиши - это очень удобно.
3. Календарь:
- Категории - идут на помощь;
- Обязательные вcтречи – своим цветом;
- Интервалы между встречами - не только чтобы попить кофе.
4. Журнал и категории. Зачем это нужно?
- Настройка автоматической фиксации времени над работой с документом;
- Подсчет затраченного рабочего времени. На что уходит время.
Часть 2: Оптимизация работы с письмами, организация встреч и оформление результатов
1. Работа с письмами:
- Структурирование папок входящих писем по проектам;
- Папки поиска;
- Архив;
- Автоматическая подстветка и выделение цветом писем от важных людей (создаем правило).
- Пришло письмо - что дальше:
- Архив;
- Папка проекта;
- Относится к проекту и требует срочного исполнения.
2.Задачи:
- Как формулировать задачу (проект – исполнитель - что сделать);
- Задачи по результатам встречи (протокол встречи в One Note);
- Отслеживание принятых на встрече решений (Outlook; OneNote; MSProject).
Часть 3. Структурирование информации с помощью OneNote (быстро положить на место, чтобы потом быстро найти)
1.Семейные и личные планы. Записки
- Покупки в магазинах, книги;
- Быстро внести итоги путешествия;
- Что взять на рыбалку;
- Места отдыха;
- Пароли на многочисленных почтовых ящиках.
2.Рабочая информация:
- Разнести информацию по проектам или направлениям;
- Механизм когда поступающая информация попадает на свое место.
3.Дополнительно:
- Записать аудио и видео и положить в соответствующий раздел;
- Скопировать картинку мгновенно и тут же запомнить ссылку где вы ее взяли;
- Быстро записать мысль;
- Закрыть паролем кусок или даже целый раздел информации (личное, работа, друзья, пароли и экаунты).
Общий раздел для всех частей: Это под силу каждому или «Не думай о секундах с высока»
1. Архивирование информации (почта, контакты, календарь встреч и др.);
2. Синхронизация с мобильным телефоном (КПК);
3. Установка программ;
4. Восстановление информации;
5. Наши помощники, позволяющие экономить время и управлять информацией (ПК, КПК, беспроводной интернет, диктофон, USB – накопитель);
6. Телебанк (деньги всегда с тобой).