«Команда двух»: пять ролей помощника руководителя

Kомментарии к «Команда двух»: пять ролей помощника руководителя - Очная - Москва - Московская область

• Цели
  * узнать о современных тенденциях в развитии профессии;
  * понять свое предназначение и место в "Команде двух";
  * открыть новые возможности для своего профессионального развития;
  * по-новому взглянуть на привычные ситуации;
  * помочь своему руководителю быть успешным.
• Описание программы
  Введение
  

  • Современные тенденции в развитии профессии
  • Направления деятельности ассистента руководителя и возможности для развития
  • Ролевой портрет управляющего ассистента

  Роль 1: "Менеджер телефонной поддержки"
  

  • Понятие телефонной поддержки
    • возможные форматы и объем
    • полная телефонная поддержка: трудности и преимущества
    • необходимый уровень компетентности ассистента
  • Взаимодействие сторон
    • согласование бизнес-процесса приема звонков для руководителя
  • Создание телефонной репутации
    • формулы приветствий и представлений
    • "сканирование" входящих звонков
    • выход из затруднительных ситуаций в начале разговора
  • Равноценная замена как компетенция управляющего ассистента
    • цели равноценной замены
    • четыре подхода, возможные сценарии, их реализация и сравнение по эффективности
  • Управление "трудными" звонками: цели и тактика
  
  
  • Телефонная дипломатия
    • "Скажи, что меня нет": трудности "перевода"
    • необходимость дипломатии, форма и содержание
    • цели и главные принципы
  • Планирование и проведение исходящих звонков

  Роль 2: "Управляющий приемной"
  

  1. Многогранник качества управления приемной
  2. "До…": подготовка
     • Взаимодействие сторон
       • согласование бизнес-процесса приема посетителей
     • Предварительная информированность
       • преимущества информации для всех вовлеченных сторон
       • способы получения информации
     • Территория профессионального комфорта
       • рекомендации по оформлению приемной
       • основы бизнес-поведения ассистента в приемной
  3. "Во время…": гость в вашем офисе
     • протокол первых секунд (встреча посетителя)
     • создание оптимальных условий ожидания
     • возможные ситуации и их решение (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, "ранний гость", визит без предварительной договоренности)
     • сервисное сопровождение деловой встречи (формальный и компромиссный форматы сервировки, очередность и приоритеты сервиса)
     • протокол последних секунд (завершение визита)
  4. "После…": оценка и анализ результатов

  Роль 3: "Дирижер времени"
  

  1. Самоорганизация по стратегии семи шагов
     • Шаг первый: временная инвентаризация рабочего дня.
     • Шаг второй: определение собственного рабочего стиля, "ловушек" времени и анализ полученных результатов
     • Шаг третий: постановка целей. Принцип SMART: пять главных критериев цели.
     • Шаг четвертый: планирование деятельности для достижения целей. Способы, правила и преимущества планирования. Выбор и ведение ежедневника.
     • Шаг пятый: расстановка приоритетов. Метод АВС (по срочности), принцип Парето (по важности) и метод Эйзенхауера (комбинированный).
     • Шаг шестой: реализация планов. Способы создания резервов времени. Методы достижения установленных сроков. Закон Паркинсона и закон Мэрфи. Меры по устранению основных "ловушек" времени: "синдром откладывания", отвлекающие факторы, вынужденные перерывы и др. Умение сказать "нет".
     • Шаг седьмой: контроль результатов. Подведение и анализ итогов дня и недели.
  2. "Общий" ассистент
     • Особенности работы для нескольких сотрудников и руководителей: фиксирование заданий, принципы расстановки приоритетов, действия в случае конфликта сроков выполнения.
  3. Организация руководителя
     • Главные принципы планирования рабочего времени руководителя.
     • Рекомендации по ведению ежедневника руководителя.

  Роль 4: "Организатор деловых встреч"
  

  • "До…" (подготовка): определение цели, времени и места проведения; разработка плана подготовки; список участников и их оповещение; подготовка помещения и информационных материалов; управление бюджетом мероприятия.
  • "Во время…" (проведение): встреча и регистрация участников; информационное обеспечение мероприятия; получение обратной связи от участников (анкетирование).
  • "После…" (анализ): анализ результатов и корректировка плана организации последующих мероприятий.

  Роль 5: "Впередсмотрящий"
  

Другие программы - менеджмент