Описание программы
1. История развития делопроизводства. Секретарь в современной России и на Западе;
2. Секретарь в структуре управления. Роль секретаря в системном управлении предприятием. Ключевые компетенции секретаря, должностная инструкция;
3. Этика и психология делового общения:
3.1. Рациональная организация работы секретаря: организация рабочего места; организация движения документов; правила поведения на рабочем месте; правила чайного этикета; заповеди делового оборота;
3.2. Телефонное общение: подготовка телефонного разговора, порядок представления и приветствия, деловой стиль и образ, варианты отказа, завершение разговора, фиксирование полученной информации.
3.3. Организация приема посетителей в офисе: типы посетителей, алгоритм приема посетителей в офисе; регистрация и обслуживание посетителей; прием «проблемных« посетителей; правила поведения при посетителях;
3.4. Организация приема сотрудников компании: прием по кратким текущим рабочим вопросам и для обстоятельной беседы, прием по личным делам. Взаимоотношения в коллективе: роль секретаря в создании благополучной атмосферы в коллективе, формирование корпоративной культуры организации. Природа конфликта, пути решения.
3.5. Планирование рабочего дня руководителя. Разделение ответственности. Секретарь и руководитель – особенности взаимодействия: механизмы подчинения – традиция, харизма, убежденность. Ошибки во взаимоотношениях. Формирование роли «хозяйки».
3.6. Организация переговоров и деловых приемов. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций. Правила поведения во время приемов, презентаций. Организация корпоративных мероприятий.
4. Документы: понятие, функции. Делопроизводство, нормативно-методическая база. Электронный документооборот. Организация работы с документами: виды документов; работа с входящими, исходящими, внутренними документами; регистрация документов, виды регистрации документов; контроль исполнения документов; номенклатура дел, виды номенклатуры дел, содержание, порядок составления; формирование и оформление дел; подготовка дел и передача в архив. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
5. Электронный офис. Программа MS Office.
